RECONCILIACION AUTOMATICA DE NOTAS DE CREDITO

[Former Member]

Hola Foro, el contexto es: tengo dos bases de datos una me la implemento un consultor y la otra me la implemento otro, las llamare b1 y b2 respectivamente, es basicamente una copia (manual) una de otra, ya que el catalogo de cuentas no es exactamente el mismo.

Todo funciona de manera correcta excepto:

Al querer aplicar una nota de credito a una factura pagada o sin pagar en el modulo de gestion de bancos--> pagos recibidos: selecciono la factura y la nota de credito, ajusto el monto de la factura al de la nota de credito, selecciono medios de pago y coloco la cuenta correspondiente y en total escribo .01, ya que sap no permite operaciones en 0, le doy aceptar, y despliega un mensaje de advertencia: "Se necesita una cuenta de efectivo. Si se selecciona otra cuenta pueden producirse imprecisiones en el informe flujo caja. ¿Desea continuar?" y nuevamente le doy aceptar, este mensaje es normal y no genera ningun problema, ya que me aparece en las dos bases de datos (b1 y b2), el problema surge a continuacion: al darle crear al documento de pagos recibidos, genera el siguiente mensaje de sistema: "0.01 MXP del importe que se tiene que pagar no coincide con las operaciones existentes, ¿Desea contabilizar este importe como pago a cuenta?", este mensaje me sale en b2 y en b1 no.

Si le doy aceptar efectivamente afecta la factura con la cantidad de la nota de credito pero me genera un asiento contable por .01 que sale en color azul en la misma ventana, la clase de documento es "AS", y genera un saldo negativo a los clientes por cada .01, esto se puede solucionar haciendo reconcilicaciones manuales. (cliente por cliente) lo cual no es viable.

La cosa esta en que en la base de datos b1 esto no sucede, no aparece el mensaje de sistema, y no genera ningun asiento visible, como en b2. De alguna manera hace la reconciliacion automatica. Nose si es cuestion de configuracion.

Nota. Las dos bases de datos tienen seleccionado "Visualizar todas las transacciones". en las parametrizaciones de documento - pagos recibidos.

[Former Member]

Se soluciono el problema de la siguiente manera:

Gestion>Definiciones->Finanzas--->Monedas: Poner un numero dos en diferencia permitida.

[felipe_loyolarodriguez]

Buenas noches Raul

Primero, es mejor que cuando hagas una NC a una factura de proveedores que este abierta(pendiente de pago) la tomes desde la misma factura(en la factura, boton "Copiar a" Nota de credito).Te preguntaras para que esto?, para que la Nota de credito rebaje el monto pendiente de la factura, y asi al pagar la factura, solo pagaras el saldo de esta y no tendras que elegir(pinchar) ambos documentos.

Ahora, si la NC no es de la factura y esta aparte, reconcilialas en el socio de negocio. Vas a datos maestro SN, saldo de cuenta, reconciliacion interna, ajustas la fecha de reconciliacion y seleccionas ambos montos, pueden ser 2 casos:

1) La NC es por el total de la factura dejandola en saldo por pagar 0.

2) La NC es parcial a la factura, asi que deberas ajustar el monto de la reconciliacion para que solo aplique el monto de la NC a la factura.

Ahora el caso del mensaje que te aparece referente a la cuenta de efectivo. Este aparece ya que la cuenta con la que estas PAGANDO (pago efectuado) no esta seleccionada como cuenta de efectivo en el plan de cuentas (aparece un casillero que dice cuenta efectivo en la esquina inferior izquierda). Las cuentas de efectivo son las que intervienen en el flujo de caja, son las cuentas que pertenecen al rubro EFECTIVO Y EFECTIVO EQUIVALENTE , mas que un mensaje de error, es de advertencia. Te sugiero que las cuentas de bancos y cajas las tengas marcadas con la opcion de cuenta efectivo.

Pago a cuenta : El pago a cuenta es un anticipo al SN ya que no estas pagando ningun documento...esto te aparece en tu caso porque como ambos documentos se estan neteando(saldo 0) y estas haciendo un pago por 1 y no has seleccionado un documento al que aplicar este pago. Para evitar esto, debes hacer lo que te indique mas arriba con las NC.

Espero te sirva mi expicacion

Saludos

[Former Member]

Gracias por tu explicacion, si me aclaro varios puntos.

Mi pregunta es como configuro la base de datos para que haga la reconcilicacion automatica, cuando aplico una nota de credito a una factura desde pagos recibidos, seleccionando ambas, ya que mi base de datos en productivo asi lo hace. Esto es a veces necesario ya que, cuando se genera una factura a un cliente y este la paga, y registramos el pago en el sistema, la factura se cierra y no es posible copiarla a nota de credito mediante la funcion de "copiar hacia", en este caso nosotros creamos una nota de credito a nombre del mismo cliente, y con los articulos que devuelve. Posteriormente afectamos esa factura con la nota de credito en pagos recibidos, seleccionando ambas. Abrimos medios de pago, seleccionamos efectivo, tecleamos cuenta de mayor "815", ponemos la cantidad de .01 y le damos aceptar. Al crear la operacion en la base de datos en productivo hace los siguientes movimientos contables:

cuenta de mayor debito credito

1. 815 .01

2. 815 .01 <-----En estas dos lineas vemos como aplica la "reconciliacion automatica"

3. Iva por ventas 4.01

4. IVA ventas pend. causar 4.01

5. Iva por ventas 4.01

6. IVA ventas pend. causar 4.01

MIENTRAS QUE EN LA OTRA BASE DE DATOS ME ARROJA ESTO: (base con problema)

cuenta de mayor debito credito

1. 815 .01

2. Nombre del cliente .01

3. Iva por ventas 4.01

4. IVA ventas pend. causar 4.01

5. Iva por ventas 4.01

6. IVA ventas pend. causar 4.01

Aqui vemos que en la correcta aplica el cargo y abono a la misma cuenta, mientras que los IVA estan volteados.

Alquien sabe cual puede ser el error?

[Former Member]

Aqui pongo la tabla correcta

cuenta de mayor ................debito .....................credito

1. 815 ....................................0.01

2. 815 ......................................................................0.01 <-----En estas dos lineas vemos como aplica la "reconciliacion automatica"

3. Iva por ventas ................................................,....4.01

4. IVA ventas pend. causar ....4.01

5. Iva por ventas .....................4.01

6. IVA ventas pend. causar ...................................4.01

MIENTRAS QUE EN LA OTRA BASE DE DATOS ME ARROJA ESTO: (base con problema)

cuenta de mayor..................... debito ...................Credito

1. 815..........................................0.01

2. Nombre del cliente .................................................0.01

3. Iva por ventas .........................4.01

4. IVA ventas pend. causar ........................................4.01

5. Iva por ventas .........................................................4.01

6. IVA ventas pend. causar ........4.01

Aqui vemos que en la correcta aplica el cargo y abono a la misma cuenta (linea 1 y 2),y los IVA estan volteados.

Alguien sabe cual podria ser el error?

[felipe_loyolarodriguez]

Estimado, me parece rara su situacion ya que la reconciliacion automatica no se parametriza en ningun sitio.

La reconciliacion se hace cuando un documento cierra o salda otro documento o un grupo de varios documentos

Revisate las parametrizaciones de las cuentas del mayor de todas maneras.

si el error persiste, coordinemos una sesion por skype mañana y lo vemos...

Slds

[Former Member]

Hola que tal, ya revise de pies a cabeza el sistema, no le encuentro por donde, raul.abraham.c es mi usuario de skype, te parece bien a las 11:30am?

[felipe_loyolarodriguez]

OK no hay problema

felipe.loyolar es mi usuario.

Slds