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JesseSukhbayar
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此博文是翻譯文 原始作者為 Thomas Volmering How to Automate Simpler and Faster with the all-new SAP Process Automation | SAP Blogs

在开发能够帮助企业蓬勃发展的 SAP 产品和服务之外,很高兴还有机会参与分享SAP Process Automation的全面特性。今天,我将通过分享客户体验的实际案例,让你更深入地了解我们的创新产品。

许多人已经意识到,SAP一直在推广“超自动化”,这是一个集合了多种技术的名词,用来描述不同类型的低代码、无代码工具,赋能“平民开发人者”的能力,也就是说,这些人可能是业务流程方面的专家,但在编程方面缺乏专业的知识和经验。这里分享一个具体的例子,可以很好的说明SAP Process Automation对企业带来的实际作用。

许多公司尚未实现销售订单管理流程的自动化。那么,他们如何处理收到的纸质票据和电话订单?一般流程如下:

1、销售部门员工收到销售订单,然后手动将其录入电子表格(手动维护电子表格,并随着订单状态的变化进行手动更新)。

2、如果订单金额超过一定金额,则必须进行审批。销售部门员工将此类订单标记为“紧急”,在查阅另一个表格根据销售订单类型确定正确的审批人之后,通过电子邮件将纸质订单/订单扫描件/订单副本发送给审批人;

3、审批人通过电子邮件向销售人员回复订单状态(批准或未批准)。如果审批人响应不够快,销售部门员工可能需要向审批人发送提醒。

4、员工将批准的销售订单输入SAP S/4HANA系统完成订单。

这里可以看到,整个流程可能会很长,而且多种可能的方式导致订单丢失或处理不当。是否有好的解决方案,使得企业能够加快流程,减少或消除错误处理订单的风险?

SAP Process Automation是一个非常有效的解决方案。首先,在SAP推出任何产品之前,我们会与一些选定的企业进行测试。在上方所描述的类似的销售订单管理场景,测试的合作伙伴已经成功实施了SAP Process Automation,实际的自动化业务流程如下:

1、销售人员通过录入销售订单ID并在表单中输入更多详细信息,来启动自动化流程处理;

2、机器人自动从电子表格中提取正确的订单详细信息;

3、根据订单金额,可以实现自动审批,也可以进行人工审批。如果自动审批,销售人员将其输入SAP S/4HANA系统以完成订单。(输入的过程也可以自动完成);

4、如果超过设定的金额,根据设定的业务规则,机器人会根据销售订单详细信息自动匹配正确的审批人。审批人在 “My Inbox”应用程序中收到通知,并批准或拒绝该订单。

6、如果审批人未在预定的时间范围内对订单执行审批动作,审批人将自动收到提醒。

7、销售人员会自动获知销售订单的审批状态,并且在SAP S/4HANA中,该销售订单被手动或者机器人自动创建后,也将通知销售人员。

 

不仅如此,想想你可能会收到纸质的订单。纸质订单上的数据需要人工录入到系统中,这个过程会比较枯燥且可能出现错误,一个好的解决方式就是避免人工录入。SAP Process Automation可以利用集成的AI智能技术:文档信息提取的嵌入式SAP AI Business Services来实现自动化识别和录入。

你还可以使用现成的可视化工具来管理和监控整个流程,包括生成报告、流程图和可视化的图表,用来帮助预测业务趋势、识别问题和异常。

如何从手动输入过渡到机器人自动化处理呢?SAP Process Automation最大的特性:该工具不依赖于IT专家或开发人员来实现自动化,产品提供了现成的可视化、易于使用的拖拽式组件,平民开发人员可以基于业务知识,对流程自动化进行构建。甚至可以利用预定义的流程或机器人应用来匹配企业流程,如下图所示:


如何构建自动化流程?首先,通过拖放必填字段来创建用于触发流程的表单。


然后,我们采用一种简单的方法,通过提供电子表格的本地存放路径并定义提取的格式,使用机器人提取相关的订单详细信息。(这些步骤都不需要任何编程)


现在,我们要设置一个条件,判断是自动订单审批,还是将订单发送给审批人进行手动审批。自动审批的方式不仅可以通知销售部门员工,还可以自动将订单放入SAP S/4HANA,然后更新订单状态。


如实是手动审批的方式需要怎么做?首先,创建一个带有决策规则的的表格,通过订单金额用来确定正确的审批人。我们还可以根据需要添加更多规则表格。最后,再添加步骤自动通知所有相关人员,触发系统中的销售订单创建,以及更新订单状态的步骤。就这样,一个可能需要几个小时或者几天的业务流程,可以在几分钟内从开始到结束。这里再强调一点:所有以上的操作都不需要任何编码!


所以你能看到,所有的工作(流程、机器人应用、表单、业务规则、流程可见性、数据)都可以在一个产品中使用,这极大地改善了开发人员的体验,或者更准确地说,改善了业务人员的体验,因为不需要编码,你可以在短时间内构建流程,同时连接和使用SAP系统中的数据。

此外,公司的IT专家也会进行协同。例如,业务人员可以在自己的部门内设计和部署自动化流程,并且可以随时根据企业需求进行检查、优化或调整自动化流程,IT部门可以在技术方面支持和治理。

当然这也并不意味着我们将不再需要专业的开发人员,只是降低了流程专家的门槛:拥有流程专业知识,借助SAP Process Automation也可以进行实施。这种方式将对企业带来巨大的变革!

如果已经在SAP Workflow Management中创建了流程,或者使用SAP Intelligent RPA构建了机器人应用,现在仍然可以使用创建好的流程或机器人应用,也可以将这些流程或应用,作为使用SAP Process Automation创建的新流程的一部分。

从这个实际案例中可以推断出,不同规模和不同业务线的企业,可以通过各种灵活方式实现SAP流程自动化,来应对不断变化的市场和对快速、高效服务的需求。希望你能应用到这一全新的产品,帮助组织中的业务人员持续优化效率并加速业务流程。