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Am 25. Mai 2023 gab es wieder eine Kaffee-Ecke der SAP Training und Change Community. Diesmal ging es um die Skalierung von Change Management. Gerade wenn viele Menschen betroffen sind, ist dies immer eine Herausforderung. Wir haben diese Session übrigens auch als EducationNewscast Podcast incl. Mitschnitt der Präsentation sowie Besprechung der Diskussion.
Zu Beginn gab es einen Impuls von Stefanie Junghans und Stephanie Fehringer. Sie leiten in Co-Leadership die Organisationsentwicklung des SAP-internen Cloud ERP-Bereichs. In der Kaffee-Ecke stellten sie zwei Skalierungsansätze des Change Managements vor:
- Peer-to-Peer Manager Learning (how to lead in change) sowie
- die Change Ambassador Community.
Danach diskutieren wir Fragen und weitere Erfahrungen aus dem Plenum.
Zum Check-in gab es eine Umfrage, warum die Teilnehmenden da sind – anbei der Screenshot.
Wie sah die Transformation im SAP Cloud ERP Bereich aus?
Betroffen waren dabei ca. 600 Manager:innen und 10.000 Mitarbeiter:innen. Dabei gab es Veränderungen auf allen Ebenen: Wandel im Produktfokus, Prozessen und auch Verhaltensweise der Menschen.
Zu Beginn wurden Grundprinzipien festgelegt – s. Abbildung.
- Leader Led: Wichtig dabei war, dass die höchsten Manager:innen die Transformation mit begleiten, eingebunden werden und alles mit definiteren.
- People Centric: Mensch im Fokus: wie wollen wir begeistern und die Menschen mitnehmen, was für Wissen brauchen wir.
- Kommuniziere so früh wie möglich. Erzähle wenigstens bis wann du es entscheidest, auch wenn ich noch keine Inhalte gibt. Auch direkt das Angebot "Sprich mit deinem Manager und sag wo DU dich siehst" auch um Angst aus unklaren Befürchtungen zu mindern
- Kulturentwicklung in Co-Creation: Das heißt, dass Experten mit einbezogen werden
- Ganzheitlicher Ansatz: Mindset & Verhalten sind Teil der Veränderung
Peer Learning Programm für Manager:innen
Zur Frage: “Wie kann ich die Menschen begeistern und mitnehmen“ wurde ein "Peer to Peer Learning" Programm für Manager:innen aufgesetzt, was den Top-Down Ansatz unterstützt hat.
Dabei sollte ein "Save Space" etabliert werden, damit Manager:innen sich austauschen können, wie es ihnen geht oder wie sie mit ihren Mitarbeiter sprechen. Neben diesem Programm gab es natürlich auch ein Handbuch mit Informationen zur Veränderung.
Das Programm war freiwillig für 4 Wochen und hatte 4 Bausteine.
- Leader besprechen, wie Sie die Veränderungen weitergegeben haben und diskutieren kritischer Fragen
- L2-L5 Manager:innen geben ihr Feedback weiter
- Deep-Dive Kleingruppen in denen Manager:innen Probleme mitbringen zur gegenseitigen Beratung
- Reflektion der Lernerfahrung mit der Leitungsebene, um abschließende Fragen zu stellen
In der Diskussion wurde besprochen, wie mit der geringeren Teilnahme umgegangen wurde. Laut Stephanie war der Fokus auf den Promotoren der Veränderung, welche die Veränderung vorleben und auf absoluter Freiwilligkeit. Die weiteren Manager:innen bekamen das „Standardpaket“ zu Change Management, wie z.B. Information & Kommunikation.
Change Ambassador Community Netzwerk
Zur Begleitung und Unterstützung durch Multiplikatoren wurden "Change Ambassadors" nominiert je nach Fach-Bereich. Ein wichtiges Kriterium für die Nominierung war, dass sie sich gut mit den jeweiligen Führungskräften verstehen, um auch kritisches Feedback zu besprechen. Diese Botschafter und Multiplikatoren waren keine Führungskräfte. Sie nahmen Feedback auf und spiegelten es ans Management zurück.
Fragen aus der Community
Ein Frage war: Wie überwindet man das klassische Denken in Hierarchien und Bereichen?
Hier halfen die Peer to Peer Learning Sessions. Natürlich haben direkte Manager:innen den größten Einfluss auf das Team. Daher sollte auf diese auch fokussiert werden. Mit klarer Ansprache, z.B. „wenn ihr das annehmt und euch den Problemen annimmt, dann wird die Veränderung angenommen“. Die "Macht" sollte klar gemacht werden, die direkte Manager:innen haben.
Wie wird mit dem Problem „erhöhter Zeitbedarf zu kommunizieren“ umgegangen? Change ist total wichtig, aber wir haben keine Zeit".
Der Ansatz war, früh zu kommunzieren, dass die Veränderung kommt. So wurden Mitte November kommuniziert für März. Manager:innen sollten priorisieren können. Aber es gab auch viele Dialogsessions, um Leute zu einzubeinde. Dabei wurde entlang dem ADKAR-Modell gefolgt.
Wie wurde mit der geringeren Teilnahme umgegangen?
Laut Stephanie war der Fokus auf den Promotoren der Veränderung, welche die Veränderung vorleben und auf absoluter Freiwilligkeit. Die weiteren Managerin:innen bekamen das „Standardpaket“ zu Change Management, wie z.B. Information & Kommunikation.
Wenn immer nur 30 Teilnehmer:innen zu einem Zeitpunkt teilnehmen können, wie skaliert das?
Es gibt eine Warteliste und falls nötig werden mehrere Cohrten parallel angeboten.
Welche Kanäle gab es um Bedürfnisse mitzuteilen?
Direkter Manager, Change Ambassador (keine Manager:innen ) - ähnlich wie Klassensprecher zum "empathisch zuhören, Bedürfnisse verstehen und abholen" und dann ein anonymer Survey.
Transparenz ist ja auch in OCM ein sehr großes Thema u. wichtig. Habt ihr für Ideen, Anregungen, Vorschläge aber auch Kritik die ihr geclustert habt, eine Art großes Board bzw. collaboration hub eingerichtet, d.h. wie weit seit ihr mit der Transparenz gegangen?
- Es wurden regelmässig Umfragen durchgeführt entlang des ADKAR Modells. Die Ergebnisse wurden immer geteilt über eine interne Website.
- Solange es keine Einzelmeinung ist, wurde auch kritisches Feedback geteilt.
- Change war auch Teil der OKRs – dadurch ist es transparent und ist regelmäßig auf der Agenda
Was sind weitere Skalierungsansätze im Change Management?
Durch Digitalisierung verschiedener Change Management Aufgaben kann natürlich auch skaliert werden. Ob im Training via E-Learning, in der Kommunikation durch Communities oder regelmäßige virtuelle Austausch-Formate (z.B. Ask Me Anything Sessions). Chat Bots oder AR/VR & Simulationen sind weitere Möglichkeiten der Skalierung, die zudem personalisiert und erfahrungsbasiert sind. Seht auch diesen Artikel mit weiteren Infos zu Digitalisierung im Change. Wichtig bei aller Skalierung ist, dass weiterhin Austausch, Reflektion und Erfahrung im Fokus der Veränderungsbegleitung stehen.
Das Thema Digitalisierung des Change Management selbst wäre vielleicht sogar mal eine eigene Session wert. Wie immer gilt unser Dank an alle Teilgebenden in dieser kurzweiligen Session.
In der Diskussion wurden zudem „Attraktive Kommunikationsmaterialien“ genannt: mehr die gleichen Geschichten und mehr die gleichen Folien/Materialien zu nutzen.
Die nächsten Termine findet Ihr hier auf der Eventseite der SAP Training und Change Kaffee-Ecke. Im Juni findet die Kaffee-Ecke hybrid im Rahmen des SAP Training und Change Forums statt mit vielen weiteren Impulsen und Diskussionsmöglichkeiten rund um Lernen und Veränderung.
Weitere Diskussion und Perspektiven auch gerne hier in den Kommentaren.
