如何利用SAP Build Process Automation构建一个工作坊申请

[AlexDong]

背景

我的同事 Arthi 是用户体验设计专家，她经常为客户提供研讨会。这些研讨会一般由客户成功经理通过电子邮件为客户申请，这些电子邮件难以跟踪并汇总给她，比如在研讨会交付期间和之后。

因此，我计划创建一个简单的研讨会请求流程，其中客户成功合作伙伴同事是为客户创建研讨会请求的人，Arthi 负责审批请求，然后为客户举办研讨会。

目的是利用 SAP Build Process Automation (SBPA)，它是 SAP BTP 上的 SAAS 解决方案之一。您可以通过此视频快速了解。

概览

这是我创建的流程



申请表长这个样子



这是我认为你可能比较感兴趣的点

• 这是一个纯工作流流程，不涉及机器人


• 附件上传需要与在同一子账户中创建的 SAP BTP 文档管理服务 (DMS) 实例集成。


• SAP Build Work Zone（标准版）旨在为最终用户提供提交研讨会请求和检查收件箱的单一访问，并为研讨会审批人提供可见性场景。


• 我在一个下午构建第一个草稿版本，并花了一个下午与 BTP DMS 集成。之后，我在可见性场景上花费了差不多一周时间。

准备条件

• 需要SAP BTP的管理员访问权限


• 需要SAP Build Process Automation的管理员访问权限


• 需要SAP BTP Document Management Service的管理员访问权限


• （可选）需要SAP BTP Build Work Zone的管理员访问权限

步骤

1. 我刚接触 SBPA，通常对于新的 SAP BTP 服务，最好的方法是从 SAP Discovery Center 了解一些概览、定价、路线图等。我会检查什么是 SBPA 以及它可以带来什么价值，之后我会在 之内完成一个任务，可能包含从0到1的端到端教程。我不打算讨论如何为每个 SAP BTP 服务创建实例和分配权限，但我已在我们的团队内获得这些服务的管理员访问权限。


2. 然后我走完了两个不错的开发人员教程，一个是基本的，另一个基于它，并扩展了审批流程与机器人自动化以提取 Excel 数据，然后嵌入到 SAP Build Work Zone 标准版本中。完成这两个教程后，我敢打赌您可以根据自己的业务场景立即启动一些原型开发。这是低代码无代码 SAAS 解决方案的吸引力部分，快速入门，通常不需要专业编码经验。


3. 我从头开始创建了项目，并通过将几个小组件拖放到请求表单中以触发流程。
   
   
   
   • 显示研讨会介绍内容的段落
   
   
   • 用于填写申请人姓名、客户名称的文本。
   
   
   • 下拉列表用来选择用户体验设计内容，例如高保真性 UI 原型（原型）、低保真性 UI 屏幕、演示增强等
   
   
   • 填写预计研讨会交付日期的日期。
   
   
   • 文本区域，用于填写客户项目状态和研讨会预期等
   
   
   • 用于挂载附件的文件上传控件。请注意，如果未作为前提条件与 SAP BTP DMS 集成，则此小组件将不会显示，我将下边进行介绍。
   
   
   
   


4. 对于 BTP DMS 集成，我关注了此博客帖子。您只需创建一个 BTP DMS 集成选项实例，并通过具有预定义名称的 BTP destination将其与 SBPA 实例链接。您最多可以上载三个文件，这些文件将传输到后续步骤以进行检查审批。如果您还不了解 SAP BTP DMS，您可以查看我的这篇博客帖子。


5. 然后，我将审批表单放在请求表单之后，并附加一个审批通知表单和一个拒绝通知表单，与教程中使用的示例非常相似。然后我意识到一件事情，作为审批人和研讨会主持人，如何在研讨会交付后更新流程状态？这就是为什么我引入了一个称为分支的标准控件, 并创建了一个额外的通知表单, 其中Arthi可以在她的收件箱中提交该表单， 这样就可以更新流程状态。如果不执行任何操作，请求流程状态将保持在“待交付”阶段。通过此操作，将完成请求流程并记录流程信息（例如，确认的研讨会举行日期）以供将来跟踪。请注意，批准或拒绝申请人后不会向其发送电子邮件。检查状态的唯一方法是进入 Work Zone 收件箱。但此步骤现在无关紧要，因为研讨会主办方可能在获得批准后联系请求者，以便他们可以进一步协调研讨会的详细信息。不过SBPA提供了可以添加“发送电子邮件”的功能，仅供参考。


6. 最后，构建可见性场景。在一开始的时候我提到，创建合理的可见性场景比较耗时，反而创建流程不会花费太多时间。我需要定义正确的阶段，以便审批人可以针对每个请求轻松进行跟踪和分类。我创建了三个阶段，“待交付”、“待审批”、“待拒绝确认”。看起来很容易阅读吧，但相信我在名称定义的时候遇到了很多困难，这是可见性场景的第 18 个版本:D。我需要根据正确的条件定义阶段，例如“待交付”是指“UpdateWorkshopStatus Created”步骤刚开始，但是"UpdateWorkshopStatus Completed"还没完成的阶段。


7. 我还创建了一个绩效指标，以便研讨会主持人可以检查“高保真度”中有多少请求，以及有多少请求存在于“粗略设计”中。 SBPA 提供的配置非常易于使用。我认为“圆环图”最能说明该KPI。


8. 发布和部署后的最后一步是嵌入到 SAP Build Work Zone 站点中。配置并不复杂，与同一教程中使用的示例完全相同。但您需要小心授权。只有研讨会主持人或团队经理等管理员才能检查可见性仪表盘和可见性实例。其他人只能访问“提交研讨会申请”和“我的收件箱”磁贴。我在 SAP Build Work Zone 中创建了一个名为“请求管理员”的角色，此角色将反映到 SAP BTP 角色集合中。我将此角色集合分配给管理员。对于其他人，他们只需要分配名为“ProcessAutomationParticipant”的角色集合。


9. 提交三个请求表单作为测试后，我选中了可见性场景仪表盘磁贴。我可以查看处于“待交付”阶段的请求数量以及“待审批”阶段中的请求数量。我还可以检查已交付的请求以及请求的研讨会类型的分布情况。这些信息根据先前步骤中的定义进行了图表话展示。我还可以在头部区域快速过滤展示条件。


10. 第四个磁贴“可见性场景实例”将提供所有请求实例的整体视图。我很喜欢这个视图，因为我可以根据每个请求表单字段（例如，请求人姓名、客户名称、预期日期等）或者根据申请阶段进行筛选。如果只想查看那些需要交付的申请，则可以选择“用于交货”作为筛选条件。单击每个实例将提供有关阶段信息的更多详细信息，告知我当前申请流程所处的阶段。

视频讲解

总结

这只是一个简单的场景，实际上，我们往往要与许多系统进行交互，例如 ERP 系统或 HXM。您可以让机器人自动化处理此类交互的繁琐工作。您还可以在 SBPA 内发现商店中的大量预构建流程，从而节省时间或从中学习。即使对于业务用户而言，SAP Build Process Automation 也易于使用，并且最适合业务用户使用，因为他们最熟悉业务流程。这是开发合理流程的关键。这也是 SAP BTP 的吸引力部分，其方向是越发面向低代码无代码开发，就像SAP Integration Suite 或 SAP Datasphere 一样。如今，我们拥有许多先进技术，最好的传播方式是使其易于使用。希望我们能够在社区中看到越来越多的分享用例。