Learning Needs Analyse – Zusammenfassung der SAP Training und Change Kaffee-Ecke vom 21. März

[SeydeSosnovski]

Learning Needs Analysen in SAP-Projekten im Überblick  

Nach einem kurzen Check-in zum Energielevel der Teilnehmenden (Im Durchschnitt war es «Mittel» , wollten wir wissen, wie viel Erfahrung die Teilnehmenden zu Learning Needs Analysen (LNA) haben.

• 38% haben schon ein- oder mehrmals eine LNA gemacht
• 41% haben schon mal etwas dazu gehört
• 21% haben noch keinerlei Erfahrung damit

Der Fokus von Can und seinen Kolleg: innen liegt naturgemäß auf Bedarfsanalysen im IT-Bereich, speziell im SAP Bereich. Hier sind Software, Prozesse und Rollen, die diese unterstützen, massgeblich. Für Softskills-Projekte wie Leadership würde man andere Ordnungskriterien haben.

Can und seine Kolleg: innen unterscheiden zwischen Planung und Durchführung bei Trainingsprojekten und entsprechend ist die LNA im Planungsbereich.

Grundsätzlich geht es bei der LNA im IT-Kontext um zwei Zielgruppen:

• IT- und Projektteam
• Endnutzer:innen

LNA für das Projektteam:

• Welchen Scope gibt es? Welche Module werden benötigt?
• Vorgehen: Zu 95% werden teilstrukturierte Interviews durchgeführt, um mehr 1:1-Input zu erhalten, es gibt aber auch andere Formate wie Workshops oder digitale Befragungen
• Angaben vom Kunden, die benötigt werden: welche Skills haben die Projektmitglieder, welche Skills sollen sie zukünftig haben; welche Module werden gewünscht
• Die Ergebnisse werden in einem Bericht zusammengefasst
• Zu den Bedarfen werden die Standardangebote von SAP gemappt (SAP Learning Hub für digitales Lernen, oder die trainergeführten SAP Kurse auf www.training.sap.com) und das passende Vorgehen empfohlen. Es können auch kundenspezifische Schulungen bei SAP angefordert werden. In den meisten Fällen ist das Resultat ein Mix aus den verschiedenen Formaten.
• Die Grundlagen sollten am Anfang vermittelt werden, Spezifikationen eher nachgelagert; die Trainings sollten nach und nach erfolgen, um den Transfer in den Projektalltag sicher zu stellen´

LNA für Endnutzer: innen

Die LNA läuft immer parallel zur Stakeholder-Analyse und zur Change Impact Analyse, mit der geprüft wird, wie viel Einfluss die Veränderung der Prozesse auf die Organisation und die Menschen hat.

Punkte, die dabei zu klären sind:

• Welche funktionalen Module sollen implementiert werden?
• Welche Geschäftsziele müssen wir erreichen?
• Wer muss geschult werden?
• Was müssen die einzelnen Personen lernen?
• Auf welchem Niveau muss gelernt werden?
• Wie lautet die Prioritätenfolge der Lernthemen?

Anbei eine Illustration des Vorgehensmodells der SAP bei LNAs für Endnutzer: innen:

In Abhängigkeit vom Umfang der Veränderung auf die Prozesse wird der Lernbedarf ermittelt.

Beantwortet werden müssen zudem die Fragen, wie hoch die Komplexität des Trainingsbedarfs ist und wie viele Mitarbeitende betroffen sind. Daraus abgeleitet werden die benötigten Trainingsmodule.

Die Methodik im Enablement hängt stark von der Anzahl der Nutzer: innen sowie der Komplexität des Lerninhalts ab. Can zeigte folgende Matrix als Entscheidungshilfe, um Lernbedarfe zu priorisieren und Lernmethoden und -formate in Abhängigkeit der betroffenen Endnutzer: innen festzulegen.

Darauf basierend wird eine Learning Assets List erstellt und Lernpfade, die zum Teil rollenspezifisch oder funktionsbezogen sind.

Das Ergebnis wird mit dem Business besprochen und validiert, bevor es in die Umsetzung geht.

Timing von LNAs in SAP-Projekten 

SAP-Projekte werden entlang der SAP Activate Einführungsmethode durchgeführt. Empfehlenswert ist die Durchführung der LNA für das Projektteam in der Prepare-Phase, um es basierend auf den Ergebnissen der LNA zu trainieren und frühzeitig auf das Projekt vorzubereiten.

Die LNA für die Endnutzer: innen findet üblicherweise in der Explore-Phase statt, wenn die Ist-/Soll-Prozesse definiert wurden und entsprechende Trainingsbedarfe abgeleitet werden können.

Beispiele von Learning Needs Analysen

Anbei ein Beispiel für einen nach der LNA zusammengestellten Kurskatalog. Es zeigt einen End-to-End Prozess mit den entsprechenden Rollen, zusätzlich rollenspezifische Module.

Ein weiteres konkretes Beispiel, wie das Ergebnis einer LNA in einem Learning Management System oder Katalog für die Lernenden aussehen kann, hat uns die SBB bereitgestellt und könnt ihr HIER nachlesen.

Fragen und Antworten aus der Kaffee Ecke

Tool-Integration und weitere Informationen

Frage: Wie hängt die Integration von Tools wie SAP Enable Now mit der LNA zusammen und wo kann ich mich weiter informieren?

Antwort: Die Integration von Tools wie Enable Now hängt eng mit der Learning Needs Analysis (LNA) zusammen, da die LNA dazu dient, die Lernbedürfnisse und Präferenzen der Nutzer:innen zu ermitteln und so die notwendigen Tools und Materialien bereitzustellen. SAP Enable Now ist das SAP Autorentool für die Erstellung von Dokumenten, Lernmaterial für Endnutzer: innen und E-Learnings. Auch kann die eingebettete Hilfe (SAP Companion) damit angepasst werden. Es erleichtert in SAP- und Non-SAP Projekten die Erstellung von Lerninhalten.

Corporate Learning Community

Frage: Was ist die Corporate Learning Community?

Antwort: Die Corporate Learning Community ist eine nicht-kommerzielle Community zum Austausch von Wissen und Ideen rund um das Thema Corporate Learning. Es gibt verschiedene Events wie Barcamps oder Hackathons - weitere Informationen können auf der offiziellen Seite colearn gefunden werden.

Learning Needs Analysis (LNA) Berichte und Vorlagen

Frage: Wie sieht so ein LNA Bericht aus, und gibt es eine Vorlage dafür?

Antwort: Weiter oben ist das Beispiel der SBB verlinkt, das wir teilen dürfen.

SAP Learning Hub und SAP Enable Now

Frage: Wie verhält sich der SAP Learning Hub zu SAP Enable Now?

Antwort: SAP Learning Hub ist das umfassende Lernportal für SAP Skills via ein Abo – die Updates 2024 gibt es hier. Der SAP Learning Hub ist das Tool, das für das Projektteam und SAP-Experten hilfreich ist.

SAP Enable Now ist das Autorentool der SAP, das für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Lerninhalten für Endnutzer: innen wichtig ist.

SAP Learning- und Karriereberatung

Frage: Gibt es individuelle SAP Learning-/Karriereberatung?

Antwort: Bei der Auswahl von Kursen für Experten sind die SAP Learning Journeys hilfreich, sie geben Best-Practices nach Rolle und Produktbereich vor. Es gibt auch die Möglichkeit, bei der Hotline anzurufen für Fragen zu Kursen. KI-gestützte Tools, bspw. zu Empfehlungen sind in Arbeit und werden auf learning.sap.com zu finden sein.

Informationen und Beispiele zu Learning Assets

Frage: Welche Informationen beinhaltet eine Learning Assets Liste über das Training? Was sind Beispiele für "Learning Assets"?

Antwort: Ein Learning Asset ist z.B. ein Video, eine Software-Simulation oder ein Live Training. Die Liste enthält weitere Informationen wie Dauer, Ziele etc.

Trainingsaufwand und -planung

Frage: Wie werden die Trainingsaufwände kalkuliert? Wieviel Zeit plant ihr für die Erstellung?  

Antwort: Für das Recording eines Prozesses in SAP Enable Now rechnet man mit 2-3 Stunden, für ein E-Learning mit ein paar Tagen, um den Content zu erstellen.

Trainingsaufwände

Frage: Wie werden die Trainingsaufwände kalkuliert?

Antwort: Als grobe Hausnummer kann man ca. 5-6 Tage Content Development für 1 Tag Schulung kalkulieren. Dies beinhaltet:

• Knowledge Transfer vom Kunden zu SAP Content Developer
• Entwicklung von Schulungsmateralien
• Entwicklung von Assessments/Quizzes für den Knowledge Check

Prozesswissen und Systemnutzung

Frage: Oft wird die Nutzung des Systems in den Vordergrund gestellt. Wie ist die Erfahrung, Prozesswissen und Systemnutzung eher zu trennen oder mehr zu verbinden?

Antwort: Normal gehen wir eher vom Allgemeinen zum Speziellen. Siehe auch Beispiel mit den Levels. Am besten immer so personalisiert und relevant wie möglich.

Trainingsmaterialien

Frage: Welche Art von Trainingsmaterialien sollte man idealerweise berücksichtigen? Nur was in den Trainings genutzt wird oder auch begleitend wie Quick Reference Cards, Exercises, ... ?

Antwort:  Performance Support über den SAP Companion / SAP Enable Now wird eher nach dem Go Live relevant – davor gilt es, die Grundlagen auszubilden, Verständnis des Why und E2E-Prozesse zu trainieren.

SAP Activate Model

Ein Screenshot bzgl. Einordnung der LNA in die Einführungsmethodik der SAP und das richtige Timing ist oben zu finden. Anbei ein Link auf den Roadmap-Explorer zu den Assets rund um Solution Adoption – Zur LNA gibt es nichts, jedoch zur Enablement Strategy eine Checkliste.   

OpenSAP

Frage: Wann geht OpenSAP offline?

Antwort: im Juli wird es auf learning.sap.com migriert. Es wird also weiterhin kostenfreie Kurse geben.

Weitere Infos und Termine

Nächste SAP Change und Training Kaffe-Ecken:

• Lernkultur – was ist das und wie kann ich sie entwickeln? Donnerstag, 18. April, 15:00 Uhr
• Change Agent Netzwerke in SAP-Projekten: Erfahrungen, Abgrenzung und Tipps Donnerstag, 16. Mai, 15:00 Uhr
• Session auf dem SAP Training and Adoption Forum 2024 | SAP Change and Training Forum 2024

Learning.sap.com: Learn SAP skills | SAP Learning

Learning Journeys:

Getting Started with Learning and Enablement in SAP Projects: Getting Started with Learning and Enablement in SAP Projects | SAP Learning

Discover Organizational Change Management for SAP Cloud Projects: Discover Organizational Change Management for SAP Cloud Projects