Zusammenfassung der SAP Change und Training Kaffee-Ecke - Lean Coffee Session: Rückblick & Ausblick

[cdabrowski11]

Am 19. Dezember 2024 traf sich die SAP Change und Training Community zur letzten virtuellen Session des Jahres. Dabei reflektierten wir die Learnings aus 2024 und diskutierten zukünftige Schwerpunkte für 2025. Die Inputs sowie Ergebnisse findet Ihr anbei sowie hier auf unserem Mural.

Warm-up und Eingangsfragen

Zu Beginn des Treffens teilten im Check-In alle Teilnehmenden ihre Lernerfahrungen aus 2024 sowie ihre geplanten Schwerpunkte für 2025 im Chat. Die Themen drehten sich primär um Künstliche Intelligenz (KI), effektives Prompting und Compliance Change Management. Erwähnt wurde im Rückblick auch das SAP Training and Adoption Forum und die Wichtigkeit, sich immer mal wieder in Person zu treffen.

Danach nutzten wir die Methode des Lean-Coffee für individuelle Rückblicke. Diese Methode ist ein strukturiertes, aber agenda-freies Meetingformat, bei dem Teilnehmende Themen selbst vorschlagen, priorisieren und in festgelegten Zeitintervallen diskutieren, um einen offenen Austausch und effektive Zusammenarbeit zu fördern. Fünf Personen aus der Community erklärten sich bereit, kurze Impulse zu Teilen.

Heike Senff (EY): Führungsverhalten für eine erfolgreiche Transformation

Heike betonte die wichtige Rolle der Führungskräfte in Transformationsprojekten. Ihrer Erfahrung nach sind Führungskräfte teils schlecht vorbereitet, da u.a. Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind oder die Kommunikation nicht optimal läuft. Außerdem würden diese eher den Fokus auf kurzfristige Ziele wie Budget und Deadlines legen, während die strategische Gesamtansicht oft fehlt.

Heike plädiert dafür, klassische Change-Methoden stärker mit Verhaltensbewertung zu verknüpfen und das Führungserhalten systematisch zu bewerten. Für 2025 plant sie, ein strukturiertes Framework zu entwickeln, das Führung und Verhalten in Transformationsprojekten messbar verbessert. Für die Anforderungen an Führungskräfte möchte sie u.a. die vereinbarten Werte oder Code of Conducts von Unternehmen nutzen.

Torben Mauch (Nagarro): User Adoption und Komplexität

Torben reflektierte, dass Projekte zunehmend komplexer werden und stets im Gesamtkontext betrachtet werden müssen. Er wies darauf hin, dass der Einsatz von KI aktuell noch nicht sein volles Potenzial erreicht hat, sie dennoch als wertvolles Hilfsmittel dienen kann und vor allem im Gegensatz zum Jahr davor endlich nutzbar ist.

Er warnte vor der Erwartungshaltung, dass Lernen ohne Anstrengung möglich sei und betonte die Notwendigkeit von Trainings trotz knapper Zeitpläne bis zum GoLive. Denn Lernen geschieht nicht mühelos, da es ohne eigene Anstrengung nicht funktioniert - auch wenn digitale Adoption Plattformen und Performance Support diese Anstrengung abfedern können. Für 2025 liegt Torbens Fokus auf den Themen von LeanIX, Signavio und SAP Enable Now/ WalkMe, wobei der Mensch bei allen Vorhaben im Mittelpunkt stehen soll.

Jasmin Rapp (Hugo Boss): Persönliche Impulse und Veränderung

Jasmin teilte ihre persönlichen Learnings aus dem Jahr 2024. Ein zentrales Learning war, dass Veränderungen oft einen Schmerzpunkt benötigen, um angestoßen zu werden, wie am Beispiel ihres Key User Prozesses bei Hugo Boss. Sie betonte die Wichtigkeit, regelmäßig das "Big Picture" zu betrachten und innovative Konzepte mit einem Plan B und Allianzen zu unterstützen: Wer mehr Unterstützende hat, könne sich in ihrer Erfahrung z.B. das Budget sichern, da nach der Umsetzung mehr Personen auch einen Nutzen aus dieser Innovation ziehen können.

Für 2025 appelliert Jasmin dazu, mutig zu sein und Veränderungen in der Welt anzustoßen sowie Rituale wie die Rauhnächte zu nutzen, um das Jahr zu reflektieren und sich auf das kommende Jahr mit Zielsetzungen vorzubereiten. Diese Rituale stießen in der Community auf großes Interesse.

Yvonne Paterno (SBB): SAPWise

Yvonne präsentierte SAPWise - einen SAP S/4HANA ChatBot, den die SBB entwickelt hat, um ihre User-Community besser zu unterstützen. Dieses Tool kann häufige Userfragen automatisiert beantworten und befindet sich aktuell in der Test- und Ausbauphase. Yvonne erklärte, dass sie im Laufe des Jahres festgestellt hat, dass Schulungsinhalte oft zu schwer zugänglich sind. Um die Anwendenden dabei besser zu unterstützen und auch effizienter zu schulen, wurde die Idee eines Chatbots geboren. Dieser soll ermöglichen, dass Anwendende Antworten auf ihre Fragen direkt innerhalb des SAP S/4HANA Systems bekommen.

Die SBB hat in Zusammenarbeit mit SAP eine Co-Innovation auf Basis der SAP Business Technology Platform (BTP) initiiert. Während des Entwicklungsprozesses wurden verschiedene Maßnahmen umgesetzt:

• Hackathons und Workshops: Mit End- und Key Usern wurden Workshops und Hackathons durchgeführt, um häufig gestellte Fragen zu sammeln und zu verstehen, welche Antworten nützlich sind.
• Integration existierender Datenquellen: Der Chatbot greift auf bestehende Ressourcen wie SAP Enable Now, den SAP Companion und die internen Schulungsinhalte zu.
• Live-Demo des Chatbots: Yvonne zeigte, wie der Chatbot funktioniert. Bei Bedarf leitet er Anfragen an die richtigen Expert:innen weiter und lernt dabei kontinuierlich dazu. Er ist so gestaltet, dass er Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Verlinkungen zu weiterführenden Ressourcen wie Schulungsdokumenten und -videos bereitstellen kann.

Geplant ist, dass der Chatbot im Januar 2025 live geht. Yvonne berichtete, dass eine der größten Herausforderungen im Projekt darin bestand, dass der technische Support oft nicht nah genug am User ist, um dessen konkrete Bedürfnisse zu verstehen. Mit dem Chatbot hofft man, diese Lücke zu schließen.

Markus Waldl: Veränderungen in der Consultant-Rolle

Markus entschied sich spontan dazu, auch seine Learnings mit der Community zu teilen. Er diskutierte die evolutionären Veränderungen in der Rolle von Berater:innen, die zunehmend von reinen Expert:innen zu Begleitenden und Komplementärberatenden werden. Dieser Wandel erfordert neue Skills und eine offenere Haltung gegenüber Coaching und systemischen Beratungstechniken. Denn mit diesen Skills können Kunden eher mit Hilfe zur Selbsthilfe unterstützt werden, anstatt nur technische Probleme zu lösen.

Themen und Impulse für 2025:

Am Ende sammelten wir noch gemeinsam Wünsche für Themen die wir in der Community in 2025 behandeln möchten. Hier eine erste Aufzählung:

• Verbindung von Change Management und Wissensmanagement: Wichtiger Impuls, um effektive Veränderungen zu unterstützen.
• KI in der Wissensarbeit in SAP-Projekten: Nutzung z.B. von MS Copilot und anderen KI-Tools zur Verbesserung der Effizienz und Unterstützung in Projekten.
• Neuroscience und menschliches Verhalten: Warum mag unser Gehirn Veränderungen nicht und wie kann dieses Wissen bei der Mitnahme und Befähigung der Nutzer helfen?
• Prozess-KI: Bündelung des Prozesswissens in KI-Systemen, um bessere und informiertere Entscheidungen zu ermöglichen.
• Mensch im Mittelpunkt: Sicherstellung, dass trotz aller Technologisierung und KI der Mensch weiterhin im Mittelpunkt der Entwicklungen und Entscheidungen steht.

Wir danken allen Teilnehmenden für ihre wertvollen Beiträge und freuen uns auf ein spannendes 2025 mit weiterhin regem Austausch und Eurer Mitgestaltung in der Community.

Weitere Informationen zur SAP Change und Training Kaffee-Ecke sowie kommende Termine findet ihr auf der hier verlinkten Seite. Die nächste Session findet am 16. Januar mit Anja Scheurer von SAP statt: Sie wird zum Jahresauftakt das SAP OCM Starterkit vorstellen – kommt gerne über diesen Link dazu!

Wir wünschen Euch allen frohe Feiertage und einen erfolgreichen Start ins Jahr 2025!

Euer SAP Change und Training Team