KI-gestützte Automatisierung für End-User Learning und Content-Entwicklung

[ThomasJenewein]

Die Herausforderung bei der KI-Nutzung im Lernbereich

Moritz Huber, verantwortlich bei SAP für Learning Services in der Region Mittel und Osteuropa, präsentierte in der  Community Session am 24.04. einen SAP Proof of Concept für KI-gestützte Entwicklung von SAP-Trainingsbedarfsanalysen und -Lerninhalten. Dieser Ansatz nutzt generative KI, um maßgeschneiderte Schulungsmaterialien zu erstellen, die auf die Bedürfnisse von SAP User abgestimmt sind.   

Check-In

Zum Check-In fragten wir nach der Rolle der Teilnehmenden.

Bei der Frage: „Nutzt Ihr AI Tools für die Erstellung von Lernmaterialien?“ antworteten 33% mit Ja und 67% mit Nein. Die Nennung von Tools ging von ChatGPT bis Synthesia.

Intro von Moritz zum Thema KI gestützte Lernmaterialien

Zu Beginn identifizierte Moritz die drei häufigsten Herausforderungen bei der Nutzung von KI:

• Unzureichende Datenqualität
• Fehlende Transparenz
• Überschätzung der KI-Fähigkeiten

Diese Herausforderungen bilden den Rahmen für die Entwicklung eines Tools, das Lernen vereinfacht und den Content-Entwicklungsprozess effizienter gestaltet.

Danach ging er auf die typischen Herausforderungen, Lösungen und Ergebnisse vor. Anbei die Übersicht.

User Enablement Automation - Scoping & Idee

Al User Enablement Automation unterstützt semi-automatisiert den SAP user learning lifecycle, vom Änderungsmanagement bis hin zu KI-gestützten Schulungen.

Es ist integriert mit SAP Tools und unterstützt bei der Erstellung von Schulungsinhalten mit minimalem Aufwand, wodurch die Einführung beschleunigt wird.

Ziel der User Enablement Automation ist es, Benutzerschulungen durch Kl-gesteuerte Automatisierung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dazu sind folgende Bereiche geplant:

1. Change Impact Analysis - Identifiziert Prozessveränderungen mithilfe von SAP Signavio und Cloud ALM, um Änderungen und Schulungsanforderungen zu antizipieren.
2. Learning Needs Analysis (LNA) - Analysiert Benutzerrollen und Systemaktualisierungen, um die erforderlichen Lerninhalte zu ermitteln.
3. Al-Powered Content Acceleration - Generiert und überträgt strukturierte Lerninhaltsskripte an SAP Enable Now, KI-Video-Maker-Tools oder SCORM-basierte Plattformen, wodurch sich die Entwicklungszeit für Inhalte verkürzt.
4. Continuous Learning Optimization - Verfolgt die Benutzerakzeptanz und die Effektivität von Schulungen, um zukünftige Lernstrategien zu verfeinern.

Teil des vorgestellten Prototyps sind die Bereiche 2 und 3 – LNA & Content Acceleration.

Technische Grundlage und Datenquellen

Die Lösung basiert auf dem SAP Business AI Modell und es ist geplant, wesentliche SAP Datenquellen zu nutzen, die in der folgenden Grafik illustriert sind. Auf der linken Seite sieht man die Inputs, auf der rechten Seite die Outputs.

Diese Kombination ermöglicht es, Lerninhalte zu erstellen, die sowohl auf SAP-Standards als auch auf kundenspezifische Anforderungen zugeschnitten sind.

Vom Prozess zum Lerninhalt

Der Workflow des Tools umfasst folgende Schritte:

1. Anlegen eines Projekts für einen spezifischen Stream (z.B. Contract to Order)
2. Definition des Scopes und Import von Prozessinformationen
3. Automatische Erstellung einer Learning Needs Analysis (LNA)
4. Generierung von Kursclustern basierend auf Rollen und Themen
5. Erstellung von Inhalten für verschiedene Lernformate (Präsentationen, Übungen, E-Learning)

Vielfältige Output-Formate

Das Tool generiert zunächst textbasierte Inhalte, die dann in verschiedene Formate überführt werden können:

• Präsentationen mit Einführungen, Inhaltsverzeichnissen und detaillierten Erklärungen
• Übungsaufgaben mit konkreten Schritten und Testdaten
• E-Learning-Module
• Videos durch Integration mit Tools wie zum Beispiel Synthesia, das aus Text Videos erstellt

Moritz betonte, dass die Rolle des Autoren bzw. Instructional Designers und der Subject Matter Experts weiterhin wichtig bleibt, da die generierten Inhalte geprüft und überarbeitet werden müssen. Jedoch kann z.B. eine Lernbedarfsanalyse oder Vorschläge für Inhaltsstruktur oder konkrete Inhalte deutlich schneller und effizienter erstellt werden.

Status und Verfügbarkeit 

Das Tool befindet sich aktuell in einer Testphase:

• Ausgewählte Kunden testen das Tool über die Customer Engagement Initiative  
• Basierend auf dem Feedback werden Anpassungen vorgenommen
• Zur kommerziellen Verfügbarkeit und zum Preismodell können noch keine konkreten Angaben gemacht werden
• Das Ziel ist, die Content-Erstellung effizienter, schneller und kostengünstiger zu gestalten

Integration mit anderen SAP-Tools

Das Tool ist für mögliche Integrationen konzipiert:

• Integration mit SAP Enable Now für strukturierte Projekte
• Unterstützung für Walk Me für In-App-Learning
• Unterstützung mehrerer Sprachen inkl. Machine Translation (mit Einschränkungen bei einigen Sprachen wie Chinesisch)

Praktische Tipps für die Anwendung

1. Datenqualität sicherstellen: Die Qualität der KI-generierten Inhalte hängt maßgeblich von der Qualität der Eingabedaten ab. Prozessdokumentationen sollten aktuell und vollständig sein.
2. Review-Prozess einplanen: Plant Zeit für die Überprüfung und Anpassung der KI-generierten Inhalte ein. Die Rolle des Content Developers / Instructional Designers bleibt wichtig.
3. Ganzheitlichen Ansatz verfolgen: Betrachtet das End-User Learning als Teil eines größeren Change-Management-Prozesses, der bei der Impact-Analyse beginnt und bis zur Content-Bereitstellung reicht.
4. Verschiedene Lernformate kombinieren: Nutzt die Vielfalt der Output-Formate, um unterschiedliche Lerntypen anzusprechen - von Präsentationen über Übungen bis hin zu Videos.
5. Rollenspezifische Inhalte erstellen: Definiert klar, für welche Rollen und mit welchem Vorwissensniveau Ihr Inhalte erstellen möchtet, um die KI-Generierung zu optimieren.

FAQ: KI-gestützte Automatisierung für End-User Learning  

Verfügbarkeit und Zugang

Wann wird das Tool verfügbar sein?

• Das Tool befindet sich aktuell in der Testphase mit ausgewählten Kunden
• Ein genauer Zeitpunkt für die allgemeine Verfügbarkeit wurde noch nicht kommuniziert
• Updates zur Entwicklung werden beim SAP Learning and Adoption Forum vorgestellt

Gibt es Möglichkeiten, das Tool zu testen?

• Eine Customer Engagement Initiative (CEI) wurde gestartet, bei der 20 Firmen teilnehmen. Die Registrierung für die aktuelle CEI ist leider bereits abgeschlossen.
• Wenn eine weitere CEI anläuft, teilen wir die Infos in der Community Gruppe.
• FYI: Interessierte können sich über die SAP Influence-Plattform informieren, welche Projekte gerade laufen https://influence.sap.com/sap/ino/#/campaign/880

Wie können wir uns auf das Tool vorbereiten und schulen?

• Informationen zur Selbstschulung werden zu einem späteren Zeitpunkt bereitgestellt
• Updates werden hier in der SAP Training and Change Management Community geteilt

Kosten und Lizenzierung

Welche Kosten fallen für Kunden an?

• Das kommerzielle Modell wurde noch nicht finalisiert
• Das Ziel ist, die Content-Erstellung effizienter und kostengünstiger zu gestalten

Technische Details und Funktionen

Für welche SAP-Lösungen kann das Tool eingesetzt werden?

• Das Tool ist lösungsagnostisch und kann für verschiedene SAP-Lösungen verwendet werden
• Es unterstützt sowohl SAP Public Cloud als auch SAP Private Cloud
• Auch für Hybrid Lösungen mit S/4HANA und SuccessFactors einsetzbar

Wie werden die Lernmethoden ausgewählt?

• Das Tool schlägt automatisch optimale Lernmethoden basierend auf Prozessanalysen und Algorithmen vor
• Die vorgeschlagenen Methoden können manuell angepasst werden

Wie funktioniert die Übungserstellung?

• Das Tool generiert automatisch Übungsaufgaben mit konkreten Schritten und Testdaten
• Die generierten Übungen können nachbearbeitet und angepasst werden

Unterstützt das Tool Übersetzungen?

• Ja, das Tool unterstützt mehrere Sprachen
• Bei einigen Sprachen (z.B. Chinesisch) gibt es noch Verbesserungsbedarf

Wie ist die Integration mit SAP Enable Now und WalkMe?

• Das Tool unterstützt sowohl SAP Enable Now als auch WalkMe
• Bestandskunden können weiterhin SAP Enable Now nutzen

Gibt es eine Integration mit SAP SuccessFactors Learning?

• Eine Integration mit SuccessFactors Learning ist angedacht

Wo finde ich weitere Informationen zu diesem und anderen Events?

• Dokumentationen der Community Sessions 
• Zusammenfassungen vergangener Sessions
• SAP Learning and Adoption Forum
• Nächste Kaffee-Ecke zum Thema WalkMe bei der Telekom im Mai

Feedback der Teilnehmer

Die Teilnehmer zeigten großes Interesse und positive Reaktionen, was uns freut 😊

• "Echt genial, das spart so unfassbar viel Arbeit!"
• "Ich bin begeistert. Das spart unglaublich Zeit und liefert eine sehr gute Basis für die Abstimmung mit dem Business."
• "Automatische Übungserstellung? Ich liebe es jetzt schon!"
• "Dieses Tool sieht richtig toll aus!"
• "Toll, unbedingt weiter so 👏🏽"

Zusammenfassung

Die vorgestellte KI-gestützte Lösung für End-User Learning und Content-Entwicklung zeigt, wie künstliche Intelligenz den Prozess der Schulungserstellung effizienter gestalten kann. Durch die Integration verschiedener Datenquellen und die automatisierte Generierung von Inhalten für unterschiedliche Lernformate können Aufwände stark reduziert werden.

Das Tool deckt den gesamten Lernzyklus ab - von der Change Impact-Analyse über die Learning Needs Analysis bis hin zur Content-Erstellung und -Bereitstellung. Dabei bleibt die menschliche Komponente weiterhin wichtig, da die KI-generierten Inhalte überprüft und angepasst werden müssen.

Die positive Resonanz der Community zeigt das große Interesse an solchen Lösungen, die helfen können, die Herausforderungen im Bereich des End-User Learnings anzugehen.