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1. Aktivierung im Lösungsumfang
Gehen Sie in das Workcenter Betriebswirtschaftliche Konfiguration. Sie benötigen ein Änderungsprojekt, um die Aktivierung vornehmen zu können. Unterstützung beim Anlegen eines Änderungsprojektes erhalten Sie in der Dokumentation Ihres Systems.
Selektieren Sie das Projekt und klicken Sie auf Projektumfang bearbeiten.
Wählen Sie anschließend im Schritt 4 Fragen das Element Externes und internes Rechnungswesen > Hauptbuch > Korrespondenz Hauptbuch. Setzen Sie bitte den Haken bei der Frage: Möchten Sie “EU OSS – Betriebsprüfungsbericht” aktivieren?
2. Erzeugen der Datei
Im Workcenter Hauptbuch in der Sicht Periodische Aufgaben finden Sie die Option EU OSS Tax Audit Report. Hier können Sie eine Datei im XML Format erzeugen.
Klicken Sie auf den Button Neu. Wenn es bereits Läufe in Ihrem System gibt, können Sie auf einen davon referenzieren, um die Selektion zu übernehmen.
Sie müssen einen Namen für den Lauf vergeben, sowie das entsprechende Unternehmen auswählen. Desweiteren selektieren Sie bitte das Land, das die Daten anfordert sowie den gewünschten Zeitraum.
Sie haben nun verschieden Möglichkeiten der Ausführung. Sie können den Lauf sofort starten oder die Ausführung zu einem späteren Zeitpunkt einplanen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Aufbereitung der Daten, wobei eine elektronische Version des endgültigen Anhangs erstellt und gespeichert wird.
Sobald der Lauf den Status Beendet hat, können Sie auf Ergebnisse anzeigen klicken, um die ermittelten Daten zu prüfen und die Datei herunterzuladen.
3. Aufbereiten der Daten
Die deutschen Behörden akzeptieren die Daten nur in der veröffentlichten Struktur im Excel® Format. Daher ist es notwendig, die im XML Format erzeugten Daten aufzubereiten und anschließend spaltenweise in die von der Finanzbehörde vorgegebene Original-Datei zu kopieren.
Gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor:
Öffnen Sie eine neue Excel Datei und gehen Sie auf den Reiter Daten. Wählen Sie die Optionen Daten abrufen > Aus Datei > Aus XML:
Wählen Sie die vorher heruntergeladene Datei aus und Importieren Sie diese. Wählen Sie in der anschließenden Abfrage im Navigator die Option Mehrere Elemente auswählen, expandieren und markieren Sie alle angezeigten Reiter. Führen Sie dann die Funktion Daten transformieren aus:
Im nächsten Fenster wählen Sie bitte die Option Tabelle aus und klicken Sie auf OK:
Sie erhalten nun die Daten strukturiert auf den verschiedenen Reitern, wobei die Spaltenüberschriften noch die technischen Bezeichnungen aus dem System enthalten. Um die Spalten entsprechend der vorgegebenen Datei zu bezeichnen, wählen Sie auf der rechten Seite unter Abfrageeinstellungen durch Doppelklick einen Reiter aus, z.B. General Information:
Klicken Sie nun spaltenweise auf das Pfeilsymbol und entfernen Sie im Pop-up Fenster die Option Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden:
Abschließend klicken Sie bitte oben links auf Schließen & laden.
Sie können nun die Daten spaltenweise in die von der Finanzbehörde veröffentlichten Datei kopieren.
4. Einschränkung
Zu einzelnen Informationen, die in der Excel® Datei gefordert werden, gibt es unsererseits noch Klärungsbedarf. Wir stehen dazu mit den Behörden in Kontakt. Daher enthält die XML Datei noch nicht alle angeforderten Informationen.
Weitere Informationen finden Sie im Blog Umsetzung One-Stop-Shop in SAP Business ByDesign.
English Version
1. Activation in solution scope
Go to the workcenter Business Configuration. You need a change project to activate it. You can find support in creating change project in the embedded system documentation.
Select the project and click on Edit Project Scope.
Then, in step 4 Questions, select the element Financial and Management Accounting > General Ledger > Communication for General Ledger. Please set the flag at the question: Do you want to enable EU OSS Tax Audit Report?
In the General Ledger workcenter in the Periodic Tasks view you will find the task EU OSS Tax Audit Report. With this run you can create a file in XML format.
Click on New button. If there are already runs available, you can reference to one of them to takeover the selection.
You need to enter a name of the run and select the company. Furthermore, the country requesting the file from tax authority must be selected and the required period.
Now you have different options to proceed. You can proceed immediately or to schedule the execution of the run later. There is also an option to prepare the data and an electronic version of the final attachment is created and saved.
Once the run is in status Finished you can click on View the Results to check the data and to download the file.
3. Preparing the Data
The German authorities only accept the data in the published Excel® structure. It is therefore necessary the in XML format generated data to prepare and then copy it column by column into the original file specified by the tax authorities. To do this, please proceed as follows:
Open a new Excel file and go to the Data tab. Select the options Get Data > From File > From XML:
Select the previously downloaded file and import it. In the subsequent query in the Navigator, select the option Select multiple Items, then expand and select all the tabs displayed. Afterwards, execute the Transform Data function:
In the next window, select the Table option and click OK:
You will now receive the data structured on the various tabs, with the column headings still containing the technical names from the system. To name the columns according to the specified file, select a tab on the right-hand side under Queries & Connections by double-clicking, e.g. General Information:
Now click on the arrow symbol for each column and remove the option Use original column name as prefix in the pop-up window:
Finally, please click on Close & Load at the top left.
You can now copy the data column by column into the file published by the tax authorities.
4. Limitation
We still need to clarify certain information that is required in the Excel® file. We are in contact with the authorities about this. Therefore, the XML file does not yet contain all the requested information.
Further information you find in Blog Implementation of One-Stop-Shop in SAP Business ByDesign.
