SAP Business One - Envio de relatórios online (consultas) de forma programada - Relatórios automáticos através de alertas do sistema

[rodrigofeula]

Olá, algumas vezes os usuários precisam ser avisados, preferencialmente de forma automática, quando algo acontece, então para resolver esta necessidade podemos usar um recurso padrão e muito simples, mas que por vezes é esquecido.

Desta forma resolvi compartilhar e comentários com outras ideias são bem vindos.

Boa leitura a todos!!!


 

Exemplo de situação:

A equipe da área fiscal e contábil da empresa precisa ser avisada, que novos itens foram cadastrados.

As motivações do aviso são:

1. Equipe fiscal deve cadastrar códigos de impostos, fazer a determinação automática dos códigos de impostos e verificar se todos os dados fiscais estão corretos para o novo item cadastrado.

2. Equipe contábil, verificar a melhor forma de realizar a contabilização (determinação por depósito, grupo, item ou regra avançada) para as movimentações do item.

 

Passo 1 - Definindo as propriedades do item:

Em: => Administração => Configuração => Estoque => Propriedades do item

Definir as propriedades que serão utilizadas, para distinguir os itens que precisam ter seus dados fiscais e contábeis verificados.

Obs.: Ao marcar como ativa a propriedade no cadastro do item, determinará que o cadastro está pronto e verificado. Itens com a propriedade “inativa” devem ser verificados.

 



Exemplo de cadastro de item que precisa ser verificado:



 

 

Passo 2 - Criar as consultas:

2.1 Consulta para verificar dados fiscais:

SELECT [ItemCode], [ItemName], [QryGroup63]

FROM [SBODemoBRNove].[dbo].[OITM] WHERE [QryGroup63] = 'N‘

 

2.2 Consulta para verificar dados contábeis:

SELECT [ItemCode], [ItemName], [QryGroup64]

FROM [SBODemoBRNove].[dbo].[OITM] WHERE [QryGroup64] = 'N‘

 

O resultado desta consulta é uma lista de itens, que precisam ser verificados, porém ela não será usada como uma relatório com execução pelo usuário, a consulta deve ser adicionada na base para utilização em "Alertas" do SAP (Administração de alertas).



 

Passo 3 - Criação do alerta:

Em => Administração => Administração de alertas

Adicionar um novo alerta.

Definir como ativo

Selecionar a consulta gravada

Definir a frequência

Marcar a opção "Gravar Histórico"

Definir os destinatários



 

Resultado:

No horário programado será disparada automaticamente pelo sistema uma mensagem para o usuário.



 

O usuário deve selecionar a mensagem (abrir) e então será exibido o relatório:

 

IMPORTANTE: Na imagem abaixo não está sendo apresentado o link button (seta), para exibir o link button ao lado do código do item é fundamental que na definição do alerta seja ativada a opção "Gravar histórico", possibilitando que o usuário abra o cadastro através da própria mensagem para realizar as verificações necessárias.



 

Outra coisa: depois que as verificações sejam realizadas o usuário deverá ativar no cadastro do item a propriedade, desta forma não apareceram mais no relatório os itens que tiveram os problemas/questões/verificações sanadas.

 

==> Agora fica a pergunta: Quais serão as necessidades do seu cliente ou empresa que podem ser resolvidas através deste recurso???

 

Alguns exemplos são:

- Equipe do depto. de cobrança precisa saber que existem clientes com títulos vencidos.

- Gerente comercial precisa saber quais oportunidades de vendas estão paradas a mais de X dias.

- Gerente de serviços precisa ser alertado sobre Ordens de Serviço vencidas.

- Gerente de logística precisa saber que existem pedidos de vendas prontos para realização de entregas.

 

É isso aí pessoal.

Obrigado pela leitura.

Att,

Rodrigo da Costa Feula
#SBOBR #B1BR