過帳盤差 “前” 限制物料異動的合理性探討

[hsuehjen]

業務背景

倉庫產生盤點文件以後（交易：MI01/MI31），只要上傳了盤點差異（交易：MI04）後，在會計人員還沒有過帳盤點差異之前（交易：MI07），其它部門卻可以執行相關物料的物料異動，這可能會有以下的情況：

事件	交易	系統庫存數	描述
1)倉庫人員建立盤點文件	MI01	100 PCS	勾選 “過帳凍結” 盤點文件記錄的帳面數量為 100 PCS
2)製造部門領用物料 90 PCS	MIGO	100 PCS	因相關（工廠＋儲位＋物料＋批次）盤點凍結，故顯示如下的錯誤訊息 訊息號碼 M7100：物料 <物料號碼> <工廠> <儲位> 已因實際盤點而凍結
3)倉庫人員輸入盤點數	MI04	100 PCS	因無實物，故輸入盤點數時，勾選 “零計數”； 盤點文件記錄的差異數量為 -100 PCS 代表後續會計人員過帳時，會盤虧 100 PCS
4)製造部門領用物料 90 PCS	MIGO	10 PCS	此時系統不會凍結庫存； 不會考慮倉庫人員輸入的盤點數，仍以當前系統庫存數為依據，允許部門領用扣帳
5)會計人員過帳盤差	MI07	10 PCS	盤虧數量 100 PCS，但當前系統庫存數為 10 PCS，故因庫存不足而顯示如下的錯誤訊息 訊息號碼 M7021：SL 未限制使用 90 PCS : <物料號碼> <工廠> <儲位> 的不足額

說明

• 前述情況主要爭議點在盤點數輸入後（MI04）、盤差過帳前（MI07），也就是 “事件 4)” 發生的時點：
  
  
  
  • 不會凍結庫存；
  
  
  • 不會考慮倉庫人員輸入的盤點數；
  
  
  • 允許過帳物料異動
  
  
  
  

 

• 以上是系統合理的設計，在事件 4) 發生時，不能以倉庫人員輸入的盤差數量作為呈堂證供，而未審先判的將盤差數量納入當前庫存數量，而必須以當前的系統庫存數，作無罪推定的論斷，而允許事件 4) 的物料異動

 

• 從另外的角度來看，這其實隱含著相關單位作業銜接與管控的問題，例如：
  “盤點無實物，但相關部門卻有料可領”
  “輸入盤點數到過帳盤差數的時間差”
  故當過帳發生錯誤時，反而需要回頭檢視相關流程、單位是否有內部控管、作業不確實的情況，導致此問題的發生

 

建議

• 在藍圖階段討論盤點流程時，即提出與客戶說明 SAP 設計的理念


• 若客戶狀況無法透過流程管控的方式解決，而必須透過系統解決時，則需納入開發評估 “過帳盤差前限制物料異動”

 

勾選 “過帳凍結” 對盤點流程各階段的影響

階段	交易	盤點凍結指示碼	允許 物料異動
1)建立盤點文件	MI01	X	N
2)輸入存貨盤點	MI04	A	Y
3)過帳存貨差異	MI07	空白	Y

方案

經過前述溝通與說明後，如果客戶仍然希望透過 "系統卡控"，解決內部控管及作業不確實的問題時，以下提供一個方案供各位參考：

• 在事件 2) 物料異動發生時，推斷系統會檢查盤點凍結指示碼（MARD-SPERR）


• 以此為基礎，在建立盤點文件後（記得勾選 “過帳凍結”），在物料異動時，進行除錯，找到系統檢查盤點凍結指示碼的地方，確認是否有增強可供使用…
  
  
  
  • 建議以訊息號碼 M7100 作為除錯尋找基礎：物料 <物料號碼> <工廠> <儲位> 已因實際盤點而凍結
  
  
  
  

藉由上述方式，找到系統對於檢查盤點凍結指示碼後，提供了一段增強點可以應用，資訊如下：

• Enhancement Spot: ES_FM07MFM0


• ENHANCEMENT-POINT: material_lesen_02

注意事項

• 上述方案範例未考慮特殊程序（特殊程序係指存貨抽樣或是𢕀環盤點）


• 僅考慮一般庫存盤點，未考慮批次或特殊庫存盤點


• 僅於以下測試環境測試
  
  
  
  • SAP S/4HANA ON PREMISE 1709 02 (05/2018) FP
  
  
  
  

 

參考

撰寫文章過程中，參考的文章、文件連結及說明如下：

Physical Inventory General Process

對盤點的整個流程，有鉅細靡遺的說明，內容非常具參考價值

 

 

本篇文章到這裡結束，感謝您撥冗閱讀，如果在閱讀過程中，有發現任何疑問、反饋等，請不吝回覆提出，我會再更新文章內容。

 

All the best,

HSUEH-JEN, LU (Eric)