Pessoal acabo de passar por alguns projetos recentemente e por este motivo resolvi compartilhar algumas experiencias que eu eu pude observar que todos eles tinham algumas coisas em comum, sendo que a principal delas eram problemas no projeto.
Problemas de escopo, problemas de tempo, problemas de equipe, e por este motivo vou descrever os principais problemas comuns em um projeto e tentar alertar de como podemos evitá-los, mesmo que isso nem sempre seja possível já que mutas vezes nos GP’s não estamos envolvidos nas primeiras fases do projeto, ou ainda pior pegamos os projetos problemas em andamento
Principais problemas encontrados nos Projetos.
Gerenciar projetos consiste em, de uma forma geral, planejar, agir e acompanhar o andamento de um projeto, de suas atividades e das pessoas interessadas ou muitas vezes das não interessadas também, que so estão la para cobra resultado e não participar.
O ato de acompanhar o andamento de um projeto é importante na medida em que, através dele, se observam os possíveis impedimentos, restrições ou dificuldades relativas à realização das atividades do projeto. Tal observação implica em possíveis ações corretivas e preventivas, sempre na tentativa de remover completamente os impedimentos e garantir a boa execução do que foi planejado.
Nenhum projeto está livre de riscos e problemas. Um risco é uma condição que, caso venha a ocorrer, pode comprometer ou impedir a realização de um projeto já comentamos sobre isso na Vida de Gerente de Projetos.
Já um problema é uma questão que se propõe a ser resolvida mediante alternativas. Logo, é fácil compreender porque um conjunto de problemas relacionados constitui um risco agregado a um projeto.
A natureza de problemas associados a projetos é da mais diversa ordem, mas há uma série deles mapeados como mais comuns em projetos, dentre os quais cita-se: complexidade do projeto, gerenciamento ineficiente ou amador, excesso de conflito entre os membros da equipe de projeto, falta de planejamento ou planejamento deficiente, objetivos mal definidos, excesso de alteração de escopo, incertezas e riscos, mudanças tecnológicas, estimativas de prazo e custo mal elaboradas e falta de controle ou controle ineficiente.
Complexidade do projeto.
É muito comum casos de projetos onde a complexidade foi mal estimada, impactando em todas as outras estimativas e gerando um cronograma e um planejamento não realizável, isso e muito comum quando se adota novas ferramentas ou que estimou o projeto necessariamente não e quem vai participar do mesmo. Hoje dentro dos projetos SAP temos muitas ferramentas novas que estão se agregando dentro do SAP ECC, e com isso tornando os projetos muito mais complexos já que muitas destas novas ferramentas são novidades no mercado, como exemplo podemos citar o SAP HANA, BPC, SAP PLM, NPDI – new product development and introduction), entre outros produtos SAP BI.
Gerenciamento ineficiente ou amador.
A literatura sobre gerenciamento de projetos também é muito rica em casos onde o amadorismo na gestão dos projetos foi o fator crucial para o insucesso do projeto. Especialmente na área de SAP, é notável o número de casos onde projetos não atingiram seus objetivos por terem sido gerenciados por excelentes técnicos que, prematuramente, foram promovidos a gestores, sem que houvesse tempo hábil para conhecer e estudar as boas práticas de gerenciamento de projetos ou no pior dos casos não conhecer ao menos o SAP.
Excesso de conflito entre os membros da equipe de projeto.
Quanto aos problemas ocasionados por excesso de conflito entre os membros da equipe de projeto, é preciso que o gestor tenha a habilidade de identificar e agir para a remoção de cada novo foco de conflito que surja dentro de suas equipes, mantendo o equilíbrio e a harmonia já falamos aqui no Vida de Gerente de Projetos que temos saber lidar com pessoas e conflitos, temos que ser GP’s e muitas vezes Psicólogos dentro dos projetos, SAP já que muitos projetos podemos trabalhar 14 ou até 18 Horas em um projeto.
Falta de planejamento ou planejamento deficiente
Existem também diversos casos onde os problemas de um projeto se concentravam na falta de planejamento das ações motivo este recorrente quando temos um líder dentro da equipe de projeto que passa informações, divergentes da realidade, tornando assim morosa a tomada de recuperação de um projeto. Este tipo de problema é mais comum em equipes mono disciplinares, onde se parte da premissa em que as atividades são tão rotineiras e comuns que a etapa de planejamento pode ser descartada.
Excesso de alteração de escopo
Muitas vezes, criam-se projetos em busca de um produto do qual se conhece apenas a forma mais superficial. Quando isto acontece, o problema de excesso de alteração de escopo aparece e dá a falsa impressão de que o escopo está sendo muito alterado, quando na verdade, não foi bem entendido e definido desde o princípio motivo comum já que o BPP, não e bem elaborado, ou a execução e feita por uma equipe divergente da equipe inicial. Também há casos onde o cliente vai “descobrindo” o que quer durante a execução do projeto e estas alterações solicitadas não são documentadas nem controladas levando a uma falsa sensação de que o projeto não está progredindo. Novamente, as informações da metodologia ASAP é rica em casos onde o insucesso dos projetos se deu por falta de uma melhor abordagem do escopo do produto a ser entregue.
Incertezas e riscos.
Incertezas e riscos estão presentes em qualquer projeto. Riscos não identificados, não observados e controlados, sem respostas planejadas podem levar um projeto do sucesso ao fracasso em “instantes”. Se não se tem idéia do que pode dar errado, como garantir que o projeto vai dar certo? Vamos desenhar e documentar tudo para sempre estarmos com nossas equipes blindadas e desta maneira tentar reduzir os Riscos e incertezas
Mudanças tecnológicas.
Mudanças tecnológicas consistem em um problema de projeto que atinge não só os stakeholders, mas, também, o cliente, devido às mudanças de cultura que tais alterações podem proporcionar. É preciso considerar bem o impacto de uma mudança tecnológica em um projeto. A área de TI deve ser considerada como um apoio fundamental para que este problema não se transforme em fator de insucesso do projeto, temos que lembrar sempre que após a tempestade o sol volta a brilhar.
Estimativas de prazo e custo mal elaboradas.
Um projeto deve entregar um produto único, dentro de um escopo definido, respeitando o prazo e o custo estimados. É fácil compreender o impacto negativo de estimativas de prazo e custo mal elaboradas: tais estimativas mal elaboradas impactam diretamente em dois fatores importantíssimos na aferição do sucesso de um projeto, atrasos e “estouros” de orçamento culminando na insatisfação do patrocinador, por este motivo eu acredito que mais importante do que uma boa venda e a entrega e para isso nas fases iniciais do projeto, temos que ter a participação da equipe executora e do GP responsável para que os mesmos possam avaliar os riscos e prazos que sejam fáceis de se cumprir.
Falta de controle ou o controle ineficiente.
Por último, a falta de controle ou o controle ineficiente de um projeto reduz a visibilidade do andamento do projeto, dificultando a remoção dos impedimentos ou antecipação dos “problemas”, o que também pode impactar nos fatores prazo e custo, tão importantes para garantir o sucesso de um projeto, vale lembrar que controles demasiados apenas burocratizam o projeto e ausência de controle causam perdas no mesmo.
Best Regard's
Gilberto Disessa Junior
